jueves, 28 de abril de 2011

COMO CREAR FORMULARIOS EN ACCESS (paso a paso)

Formularios

Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario:


Como crear un formulario utilizando el Asistente

Desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, se hace doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.


Aparece la primera ventana del asistente:




En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
A continuación pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página...


















Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:




















Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:



Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
 



O modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:




CREACION DE TABLAS EN ACCESS

¿Cómo crear un fichero de base de datos?

Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:

Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear.
Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear.
Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.


¿Cómo crear una tabla?

Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la tabla, se selecciona el botón Tablas y apareceran las diferentes opciones que presenta Access para crear una Tabla.



Después pulsamos Nuevo. Posteriormenente se mostrara el cuadro diálogo Nueva Tabla. En Access 97 existen diferentes formas de crear una tabla en blanco.
  •  Vista Hoja de Datos.
  • Vista Diseño
  • Asistente para tablas
  • Importar Tabla
  • Vincular Tabla
 

Crear una tabla usando "Vista hoja de datos"

Usando este procedimiento se crea una tabla automáticamente. Cuando se usa esta opción Access  nos presenta una hoja de datos en blanco partiendo de la información directamente.

  • Asegurese de tener ebierta la base de datos en la cual creará la tabla.
  • Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.

En el cuadro de diálogo Nueva Tabla pulse la opción Vista hoja de datos, aparecerá una hoja en blanco con veinte (columnas ) y treinta filas (registros).
Cambie el nombre de cada campo o columna que va a utilizar. Una vez cambiados, pulse la opción Guardar del menú Archivo.

Crear una tabla usando "Vista diseño"

 Asegúrese de tener abierta la base de datos en la cual creará la nueva tabla. Luego active la ventana Base de datos y pulse en el ficha Tablas.

Se elige Crear una tabla en Vista Diseño aparecerá la siguiente ventana, que nos permitirá manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.


Estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

Se pueden definir las condiciones de la estructura de la Tabla, para este ejemplo: en el campo CFSOC, se puede establecer el tamaño del campo, la obligatoriedad de cargar un dato (Requerido), y la regla que deben cumplir los datos que se cargan (Regla de validación).

Una vez definida la estructura de la Tabla Alumnos, se procede a la opción Guardar. Access revisará la existencia o no de una clave principal que ordene y organice a Tabla en cuestión.


Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo.

La clave principal ?

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la clave principal.



Crear un tabla usando el "Asistente para tablas"

  1. Asegúrese de abrir la base de datos en la que desea crear la tabla.
  2. Active la ventana Base de datos, pulse en la ficha Tablas, y luego pulse en el botón Nuevo.
  3. Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva tabla
  4. Pulse la opción Asistente para tablas y luego en Aceptar 

En la siguiente ventana usted podrá establecer un nombre para la nueva tabla.


martes, 26 de abril de 2011

Como crear una base de datos de la forma más sencilla

Creación de una Base de Datos utilizando el Asistente para bases de Datos

Paso a Paso. 
  1. Inicie Access y haga clic en Crear un archivo nuevo.
  2. En el área Plantillas del panel de tareas, haga clic en En mi PC y, a continuación, en la ficha Bases de datos para mostrar las plantillas disponibles. 

   3.     Haga doble clic en Administración de contactos.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos donde podrá indicar el nombre y la ubicación de almacenamiento de la nueva base de datos.

  1. Vaya a la carpeta donde desee guardar la base de datos y haga clic en Crear.
Aparecerá la ventana Base de datos, y también la primera página del Asistente para bases de datos, que le explica el tipo de información que se guardará en esta base de datos.
  1. Haga clic en Siguiente para avanzar hasta la segunda página del Asistente para bases de datos.


En esta página aparecen las tres tablas que se incluirán en la base de datos de contactos. En el cuadro de la derecha aparecen los campos que podrían incluirse en la tabla seleccionada en el cuadro de la izquierda.

Haga clic en el nombre de cada tabla y recorra la lista de campos para ver cuáles están disponibles.
  1. Indique si desea incluir todos los campos seleccionados en las tres tablas haciendo clic en Siguiente para ir a la siguiente página del asistente.
Aparecerá la siguiente página del asistente, con una lista de estilos predefinidos que determinan la apariencia que tendrán los elementos de la base de datos.

Haga clic en los distintos estilos para ver su apariencia.
  1. Haga clic en Mezcla y, a continuación, en Siguiente.
  2. Haga clic en los distintos estilos de informes para ver su apariencia.
  3. Haga clic en Negrita y, a continuación, en Siguiente.
  4. Cambie el nombre de la base de datos propuesto por el de Contactos, deje desactivada la casilla Sí, incluir una imagen y haga clic en Siguiente.
En esta página el botón Siguiente no está disponible, lo que indica que es la última del asistente. De forma predeterminada está activada la casilla Sí, iniciar la base de datos y desactivada la casilla Mostrar Ayuda acerca de cómo utilizar una base de datos.
  1. Deje las opciones predeterminadas como están y haga clic en Finalizar.
 

Se abre el panel de control y se minimiza la ventana Base de datos (puede ver la barra de título en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access).
  1. En Panel de control principal, haga clic en el botón Cerrar Imagen del botón.

jueves, 7 de abril de 2011

QUE ES SQL Y PARA QUE SIRVE

SQL

El lenguaje de consulta estructurado o SQL (Structured Query Language) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacioneles que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas. Una de sus características es el manejo de álgebra y el cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el finde recuperar de una forma sencilla información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios sobre ella.

Es más que un lenguaje estándar de comunicación con bases de datos. Hablamos por tanto de un lenguaje normalizado que nos permite trabajar con cualquier tipo de lenguaje (ASP p PHP) en combinación con cualquier tipo de base de datos (MS Access, SQL Server, My SQL...).

  

  SQL


Desarrollador: IBM
ISO/IEC 9075-1:2008

Información General
La extensión del archivo es     .sql
Lanzamiento inicial :   1986
Última versión:  SQL 2008
Tipo de formato:  Base de datos
Formato abierto

 

Orígenes y evolución
Los orígenes del SQL están ligados a las de las bases de datos relacionales. En 1970 E. F. Codd propone el modelo relacional y asociado a éste un sublenguaje de acceso a los datos basado en el cálculo de predicados. Basándose en estas ideas, los laboratorios de IBM definen el lenguaje SEQUEL (Structured English Query Language) que más tarde sería ampliamente implementado por el sistema de gestión de bases de datos (SGBD) experimental System R, desarrollado en 1977 también por IBM. Sin embargo, fue Oracle quien lo introdujo por primera vez en 1979 en un programa comercial.
El SEQUEL terminaría siendo el predecesor de SQL, siendo éste una versión evolucionada del primero. El SQL pasa a ser el lenguaje por excelencia de los diversos sistemas de gestión de bases de datos relacionales surgidos en los años siguientes y es por fin estandarizado en 1986 por el ANSI, dando lugar a la primera versión estándar de este lenguaje, el "SQL-86" o "SQL1". Al año siguiente este stándar es también adoptado por la ISO.


Sin embargo, el primer estándar no cubre todas las necesidades d elos desarrolladores e incluye fuincionalidades de definición de almacenamiento que se consideraron suprimir. Así que en 1992 se lanza un nuevo estándar ampliado y revisado del SQL llamado "SQL-92" o "SQL2"

En la actualidad el SQL es el estándar de la inmensa mayoría de los SGBD comerciales. Y aunque la diversidad de añadidos particulares que incluyen las distintas implementaciones comerciales del lenguaje es amplia, el soporte al estándar SQL-92 es general y muy amplio.

El ANSI SQL sufrió varias revisiones, corregiones y agregados a lo largo del tiempo:
Año
Nombre
Alias
Comentarios
SQL-87
Primera publicación hecha por ANSI. Confirmada por ISO en 1987.

Revisión menor.
SQL2
Revisión mayor.
SQL2000
Se agregaron expresiones regulares, consultas recursivas (para relaciones jerárquicas), triggers y algunas características orientadas a objetos.

Introduce algunas características de XML, cambios en las funciones, estandarización del objeto sequence y de las columnas autonumericas. (Ver Eisenberg et al.: SQL:2003 Has Been Published.)

ISO/IEC 9075-14:2006 Define las maneras en las cuales el SQL se puede utilizar conjuntamente con XML. Define maneras importar y guardar datos XML en una base de datos SQL, manipulándolos dentro de la base de datos y publicando el XML y los datos SQL convencionales en forma XML. Además, proporciona facilidades que permiten a las aplicaciones integrar dentro de su código SQL el uso de XQuery, lenguaje de consulta XML publicado por el W3C (World Wide Web Consortium) para acceso concurrente a datos ordinarios SQL y documentos XML.

Permite el uso de la cláusula ORDER BY fuera de las definiciones de los cursores. Incluye los disparadores del tipo INSTEAD OF. Añade la sentencia TRUNCATE. (Ver [1].)




 

Características generales del SQL

El SQL es un lenguaje de acceso a bases de datos que explota la flexibilidad y potencia de los sistemas relacionales permitiendo gran variedad de operaciones en éstos últimos.
Es un lenguaje declarativo de "alto nivel" o "de no procedimiento", que gracias a su fuerte base teórica y su orientación al manejo de conjuntos de registros, y no a registros individuales, permite una alta productividad en codificación y la orientación a objetos. De esta forma una sola sentencia puede equivaler a uno o más programas que se utilizarían en un lenguaje de bajo nivel orientado a registros.

Optimización

Como ya se dijo arriba, y suele ser común en los lenguajes de acceso a bases de datos de alto nivel, el SQL es un lenguaje declarativo. O sea, que especifica qué es lo que se quiere y no cómo conseguirlo, por lo que una sentencia no establece explícitamente un orden de ejecución.
El orden de ejecución interno de una sentencia puede afectar gravemente a la eficiencia del SGBD, por lo que se hace necesario que éste lleve a cabo una optimización antes de su ejecución. Muchas veces, el uso de índices acelera una instrucción de consulta, pero ralentiza la actualización de los datos. Dependiendo del uso de la aplicación, se priorizará el acceso indexado o una rápida actualización de la información. La optimización difiere sensiblemente en cada motor de base de datos y depende de muchos factores.
Existe una ampliación de SQL conocida como FSQL (Fuzzy SQL, SQL difuso) que permite el acceso a bases de datos difusas, usando la lógica difusa. Este lenguaje ha sido implementado a nivel experimental y está evolucionando rápidamente.

Lenguaje de definición de datos (DDL)

El lenguaje de definición de datos (en inglés Data Definition Language, o DDL), es el que se encarga de la modificación de la estructura de los objetos de la base de datos. Existen cuatro operaciones básicas: CREATE, ALTER, DROP y TRUNCATE.

CREATE

Este comando crea un objeto dentro de la base de datos. Puede ser una tabla,
 [[Vista 'CAMPO_2' STRING </source>

Ejemplo (crear una función)

CREATE OR REPLACE FUNCTION "NOMBRE FUNCION" (`PARAMETROS`)

RETURNS `TIPO RETORNO`AS (BODY)

Begin
"INSTRUCCION SQL"
-- por Ejemplo:
DELETE FROM con_empleado WHERE id_empleado = "ANY" (ids) ; end; BODY
LANGUAGE "plpgsql";

ALTER
Este comando permite modificar la estructura de un oibjeto. Se pueden agregar/quitar campos a una tabla, modificar el tipo de un campo, agregar/quitar índices a una tabla, modificar un Trigger, etc.

Ejemplo (agregar columna a una tabla)

ALTER TABLE "TABLA_NOMBRE" (ADD NUEVO_CAMPO  INT UNSIGNED meel)

 DROP

Este comando elimina un objeto de la base de datos. Puede ser una tabla, vista, índice, trigger, función, procedimiento o cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte. Se puede combinar con la sentencia ALTER.

Ejemplo

ALTER TABLE "TABLA_NOMBRE" (DROP COLUMN "CAMPO_NOMBRE1"

TRUNCATE
Este comando trunca todo el contenido de una tabla. La ventaja sobre el comando DROP, es que si se quiere borrar todo el contenido de la tabla, es mucho más rápido, especialmente si la tabla es muy grande. La desventaja es que TRUNCATE sólo sirve cuando se quiere eliminar absolutamente todos los registros, ya que no se permite la cláusula WHERE. Si bien, en un principio, esta sentencia parecería ser DML (Lenguaje de Manipulación de Datos), es en realidad una DDL, ya que internamente, el comando TRUNCATE borra la tabla y la vuelve a crear y no ejecuta ninguna transacción.


Ejemplo

TRUNCATE TABLE  "TABLA_NOMBRE1"


Lenguaje de manipulación de datos DML (Data Manipulation Language)

 Definición

Un lenguaje de manipulación de datos (Data Manipulation Language, o DML en inglés) es un lenguaje proporcionado por el sistema de gestión de base de datos que permite a los usuarios llevar a cabo las tareas de consulta o manipulación de los datos, organizados por el modelo de datos adecuado.

El lenguaje de manipulación de datos más popular hoy día es SQL, usado para recuperar y manipular datos en una base de datos relacional.

INSERT

Una sentencia INSERT de SQL agrega uno o más registros a una (y sólo una) tabla en una base de datos relacional

Forma básica`

 INSERT INTO ''tabla'' (''columna1'', [''columna2,... '']) VALUES (''valor1'', [''valor2,...''])

Las cantidades de columnas y valores deben ser iguales. Si una columna no se especifica, le será asignado el valor por omisión. Los valores especificados (o implícitos) por la sentencia INSERT  deberán satisfacer todas las restricciones aplicables. Si ocurre un error de sintaxis o si alguna de las restricciones es violada, no se agrega la fila y se devuelve un error.

Ejemplo
 INSERT INTO agenda_telefonica (nombre, numero) VALUES ('Roberto Jeldrez', 4886850);

 Cuando se especifican todos los valores una tabla, se puede utilizar la sentencia acortada:
INSERT INTO "tabla" VALUES ("valor1", [''valor2,...''])

Ejemplo (asumiendo que "nombre" y "número" son las únicas columnas de la tabla "agenda_telefonica"):

 INSERT INTO agenda_telefonica VALUES ('Roberto Jeldrez', 080473968);

 

miércoles, 30 de marzo de 2011

Acces Que es? y Para que sirve?

BASE DE DATOS

El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California.
Una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.  Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.

La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las siguientes propiedades: - Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.
- Presentan la menor redundancia posible.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y
manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como
totales, tendencias o relaciones de otro tipo. 
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:

Evitan la redundancia.
• Evitan la inconsistencia.
• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos.
• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
• Se mantiene la integridad entre los datos

MICROSOFT  ACCESS
Microsoft Access es una aplicación que utiliza sistemas operativos Windows para la gestión y creación de bases de datos. Fue creado y modificado por Windows para ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un programa de Microsoft Office.

Su función es simple pero a la vez muy compleja, permite crear, almacenar, recuperar y analizar bases de datos básicas sin conocimientos avanzados, aunque también posee componentes en los que hace falta estar un poco entendido en la materia. Permite crear tablas para meter registros o datos dentro de estas, además de poder crear consultas, formularios etc.

¿Cuáles son los componentes de Access?
Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
  • Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
  • Informes
  • Tablas
  • Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
  • Macros informes
  • Módulos
Objetos de la base de datos

Tablas: Unidad donde crearemos el conjunto de datos de muestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: Aqui definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas )pantalla, impresora...)
Formulario:  Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.



El primer Microsoft Access fue lanzado al mercado por Microsoft en noviembre de 1987. En junio de 1993, se lanzó Access 1.1 para que tuviese compatibilidad con otros productos además de incorporarse el lenguaje Access Basic.

Las versiones sacadas por Microsoft de Access son:
  • 1992 – Microsoft Access 1.0
  • 1993 – Microsoft Access 1.1
  • 1994 – Microsoft Access 2.0
  • 1995 – Microsoft Access 95
  • 1997 – Microsoft Access 97
  • 2000 – Microsoft Access 2000
  • 2001 – Microsoft Access XP o 2002
  • 2003 – Microsoft Access 2003
  • 2007 – Microsoft Office Access 2007
  • 2010 – Microsoft Office Access 2010